Hvornår skal jeg sende påmindelser?

Send minimum én påmindelse 24 timer før timen. For behandlinger om eftermiddagen kan en ekstra påmindelse 2-3 timer før også hjælpe. Undgå at sende mere end to påmindelser da det kan virke påtrængende.

Er SMS eller email bedst til påmindelser?

SMS har højere åbningsrate (95% læses inden for 3 minutter) men koster penge. Email er gratis men bliver ikke altid set. Bedste løsning er at sende begge dele automatisk.

Hvad skal en påmindelse indeholde?

Kundens navn, dato og klokkeslæt, behandling, salonens navn og adresse, og et direkte link til at aflyse eller ændre tiden hvis nødvendigt. Hold det kort og klart.

Koster automatiske påmindelser meget?

Email-påmindelser er typisk gratis gennem dit booking system. SMS koster 0,20-0,50 kr. per besked. Hvis det reducerer én no-show til 600 kr., har det betalt sig hundrede gange om.

Kan jeg skrive påmindelserne selv?

Ja, de fleste booking systemer lader dig tilpasse beskeden. Vær personlig men professionel. Undgå at skrive romaner - hold det kort og relevant.

Automatiske påmindelser reducerer glemte tider med 50% - sådan gør du

Din kunde bookede tid for tre uger siden.
I morgen har de tid. Men de har glemt det.

Det er ikke fordi de er uansvarlige. Livet er travlt. Bookingen var vigtig da de lavede den, men nu ligger den begravet under arbejde, børnefødselsda

ge og alle de andre ting der skal nås.

I morgen kl. 14 står du klar. Stolen er tom. Kunden opdager først om aftenen at de glemte tiden. De føler sig dårlige, men det hjælper ikke dig. To timers arbejde og 800 kr. er tabt.

En simpel påmindelse kunne have forhindret det.

De fleste no-shows handler ikke om manglende respekt. De handler om at hukommelsen svigtede.

Hvad gør automatiske påmindelser?
Automatiske påmindelser sendes 24 timer før timen via SMS eller email og minder kunden om dato, tid og behandling. Kombineret med online betaling før booking - hvor kunden har betalt på forhånd - reduceres no-shows til næsten nul. Påmindelser sikrer at kunder husker deres tid og aflyser i god tid hvis de skal have refunderet.

Når påmindelser er automatiske, sker det hver gang uden at du skal huske det.

Den ultimative kombination: Betaling + påmindelser

Påmindelser alene hjælper, men kombinationen af online betaling før booking og automatiske påmindelser eliminerer næsten alle no-shows.

Når kunden betaler på forhånd, er de forpligtet. De har investeret penge og vil have den ydelse de har betalt for. Påmindelsen sikrer bare at de husker hvornår.

Med denne kombination sker to ting. Hvis kunden kan komme, møder de op fordi de allerede har betalt. Hvis de ikke kan komme, aflyser de i god tid fordi påmindelsen fortæller dem hvordan, og de vil have pengene tilbage.

Saloner der kræver betaling før booking og sender automatiske påmindelser har typisk under 3% no-shows. De 3% er oftest legitime nødsituationer hvor kunden aflyser og får refunderet.

Uden betaling kan påmindelser reducere no-shows fra 20% til 10-12%. Med betaling kan de reducere fra 3-4% til 1-2%. Kombinationen er kraftfuld.

Betaling sikrer commitment. Påmindelser sikrer at kunden husker.

Hvorfor påmindelser stadig er vigtige

Selv når kunder har betalt på forhånd, hjælper påmindelser. De reducerer antallet af afbud og sikrer at kunderne møder op til tiden.

En påmindelse 24 timer før giver kunden tid til at reagere. Hvis de har glemt det kan de huske det nu. Hvis de har fået noget andet i vejen kan de aflyse så du når at fylde tiden. Uden påmindelsen opdager de det først når det er for sent.

Det handler også om respekt. Når du sender en påmindelse viser du at du værdsætter kundens tid ved at hjælpe dem med at huske. De fleste kunder sætter pris på det fordi det gør deres liv lettere.

Psykologisk sker der noget andet også. Når kunden får påmindelsen føles bookingen mere reel igen. Den var abstrakt for tre uger siden, men nu er den konkret. I morgen skal de til frisøren. Det skaber forpligtelse.

En salon målte effekten af påmindelser over tre måneder. De første fire uger sendte de ingen påmindelser og havde 21% no-shows. De næste fire uger sendte de email-påmindelser og faldt til 14%. De sidste fire uger tilføjede de SMS-påmindelser og endte på 9%. Forskellen på 12 procentpoint betød 18 flere betalende kunder om måneden.

Tallene taler for sig selv. Påmindelser er den mest effektive enkelte ting du kan gøre for at reducere no-shows.

Hvornår skal du sende påmindelser?

Timing er kritisk. Send for tidligt og kunden glemmer det alligevel. Send for sent og de når ikke at reagere.

Den gyldne standard er 24 timer før timen. Det giver kunden tid nok til at reagere hvis de skal aflyse, og det er tæt nok på at de stadig husker det dagen efter. De fleste booking systemer bruger dette som standard fordi det virker.

For behandlinger om eftermiddagen eller aftenen kan en ekstra påmindelse 2-3 timer før også hjælpe. Kunden fik påmindelsen i går, men måske glemte de det alligevel. En kort besked kl. 11 om at de har tid kl. 14 fanger de sidste der ellers ville glemme det.

Men send ikke for mange. Tre eller fire påmindelser føles som spam og irriterer kunden. To påmindelser er maksimum - én dag før og én få timer før. Mere end det bliver påtrængende.

Timing afhænger også af behandlingen. For korte behandlinger som klipning er én påmindelse nok. For lange behandlinger som farve eller extensions hvor kunden skal sætte flere timer af, kan to påmindelser give mening fordi det er en større forpligtelse.

En salon eksperimenterede med forskellige timings. De prøvede påmindelser 48 timer før, 24 timer før og 2 timer før i forskellige kombinationer. Kombinationen der virkede bedst var én påmindelse 24 timer før for alle bookinger, plus én ekstra 2 timer før for behandlinger over 90 minutter. Det gav den laveste no-show rate uden at føles påtrængende.

Timing handler ikke om at minde kunden så meget som muligt. Det handler om at ramme dem når det betyder noget.

SMS eller email - hvad virker bedst?

Begge har fordele og ulemper. Den bedste løsning er at bruge begge.

SMS har meget højere åbningsrate end email. 95% af SMS beskeder læses inden for tre minutter efter de er modtaget. De fleste mennesker har deres telefon i lommen hele tiden, så beskeden ses næsten med det samme.

SMS føles også mere presserende. Når telefonen vibrerer tjekker folk den instinktivt. En email kan vente, men SMS'er læses nu. Det gør dem effektive til påmindelser der skal ses.

Ulempen ved SMS er at det koster penge. Typisk 0,20-0,50 kr. per besked afhængigt af hvilket system du bruger. For en salon med 200 bookinger om måneden er det 40-100 kr. om måneden. Ikke meget, men det er en udgift.

Email er gratis. De fleste booking systemer sender email-påmindelser uden ekstra omkostninger. Det gør dem tilgængelige selv for små saloner med stramt budget.

Men emails bliver ikke altid set. Folk har hundredvis af emails i indbakken, og påmindelser kan let drukne. Åbningsraten for email-påmindelser ligger typisk på 40-60%, hvilket er betydeligt lavere end SMS.

Kombinationen af begge er ideel. Send både email og SMS 24 timer før. Kunden får beskeden begge steder. Hvis de overser emailen ser de SMS'en. Hvis de ikke tjekker telefonen med det samme kan de se emailen senere.

En salon sendte kun emails i tre måneder og havde 12% no-shows. Da de tilføjede SMS-påmindelser oveni faldt det til 7%. Kombinationen fangede flere kunder fordi beskeden kom begge veje.

Hvis du skal vælge én, vælg SMS. Åbningsraten er så meget højere at det betaler sig mange gange om selv med omkostningen. Men hvis dit booking system tilbyder begge gratis eller billigt, brug begge.

Hvad skal påmindelsen indeholde?

En god påmindelse er kort, klar og indeholder alt det nødvendige. Intet mere, intet mindre.

Start med kundens navn. "Hej [navn]" gør beskeden personlig og sikrer at kunden ved det er til dem. Generiske beskeder bliver lettere ignoreret.

Angiv dato og klokkeslæt tydeligt. "Du har tid i morgen kl. 14:00" er klart. "Din booking er snart" er vagt. Vær specifik så der ikke er tvivl.

Nævn hvilken behandling det er. "Klipning og farve" minder kunden om hvad de skal have lavet og hvor lang tid de skal sætte af. Det hjælper dem med at planlægge resten af dagen.

Inkluder salonens navn og adresse. Især for nye kunder der måske ikke har været der før. De skal vide hvor de skal hen.

Gør det nemt at aflyse. Tilføj et link hvor kunden kan aflyse eller ændre tiden direkte. Jo nemmere det er, desto mere sandsynligt er det at de gør det i stedet for bare ikke at møde op.

Påmind om afbudspolitikken hvis du har en. "Vi beder om minimum 24 timers varsel ved afbud" minder kunden om forventningerne. Hold det kort og venligt.

Eksempel på en god SMS-påmindelse:
"Hej Maria, du har tid hos [Salon] i morgen kl. 14:00 til klipning og farve (2 timer). Adresse: [gade og nummer]. Aflyse? Klik her: [link]. Vi glæder os til at se dig!"

Det er kort, indeholder alt det vigtige, og gør det nemt at handle på. Kunden ved præcis hvad der sker og hvad hun skal gøre hvis hun ikke kan komme.

Eksempel på dårlig påmindelse:
"Du har en booking snart. Husk at møde op."

Det er vagt, upersonligt og hjælper ikke kunden med at forberede sig. Undgå den slags.

Hvordan du sætter automatiske påmindelser op

At sætte påmindelser op er nemmere end du tror hvis du har et ordentligt booking system.

De fleste moderne booking systemer har påmindelser indbygget. Du aktiverer funktionen, vælger hvornår påmindelser skal sendes, og skriver beskeden. Resten sker automatisk.

Start med at aktivere påmindelser i systemets indstillinger. Find menuen for påmindelser eller notifikationer og slå det til. De fleste systemer har standard-indstillinger der fungerer godt, så du behøver ikke nødvendigvis ændre noget.

Vælg timing. Som standard bør du sende påmindelse 24 timer før timen. Hvis systemet tillader det, tilføj en ekstra påmindelse 2-3 timer før for behandlinger over 60-90 minutter.

Skriv eller tilpas beskeden. Mange systemer har standardtekster der er fine, men du kan ofte lave dem mere personlige. Tilføj salonens tone og sørg for at alle vigtige informationer er med.

Test det. Book en tid til dig selv og se om påmindelsen kommer. Tjek at den indeholder det rigtige og at links virker. Hvis noget er forkert, juster det før kunderne ser det.

Hele processen tager typisk 10-15 minutter første gang. Derefter sker det automatisk for hver eneste booking uden at du skal gøre noget.

Hvis dit nuværende system ikke har automatiske påmindelser, er det tid til at skifte. Et system uden påmindelser koster dig mange flere penge i tabte bookinger end et nyt system vil koste.

Læs mere om hvordan du vælger det rigtige booking system til din salon.

Gør det nemt for kunden at aflyse

Det lyder bagvendt, men du vil faktisk gerne gøre det nemt for kunden at aflyse. Fordi alternativet er at de ikke møder op overhovedet.

Hvis en kunde ikke kan komme, skal de kunne aflyse med få klik. Ideelt set direkte fra påmindelsen. "Kan du ikke komme? Klik her for at aflyse."

Når aflysning er nemt sker det oftere. Og når det sker i tide kan du fylde tiden med en anden kunde. Hvis det er besværligt lader kunden være og håber du ikke opdager det. Så står stolen tom.

De fleste moderne booking systemer giver hver kunde et link hvor de kan se deres bookinger og aflyse. Når dette link er i påmindelsen tager det 10 sekunder at aflyse. Det er så nemt at de fleste gør det hvis de ikke kan komme.

Nogle saloner frygter at nem aflysning betyder flere aflysninger. Men data viser det modsatte. Når aflysning er nem og kunden kan gøre det i tide, bliver forholdet bedre. Kunden føler ikke at de er fanget i en booking de ikke kan komme fra.

Det du skal frygte er ikke aflysninger. Det er no-shows. En aflysning 24 timer før giver dig tid til at fylde stolen. Et no-show giver dig ingenting.

En salon gjorde det ekstremt nemt at aflyse med direkte link i SMS'en. De var bekymrede for at alle ville aflyse. Men antallet af aflysninger ændrede sig ikke. Det der ændrede sig var at aflysningerne kom tidligere. Før fik de besked få timer før eller slet ikke. Nu fik de besked dagen før og kunne fylde 70% af de aflyste tider. Omsætningen steg selvom aflysningsraten var den samme.

Nem aflysning betyder ikke flere aflysninger. Det betyder tidligere aflysninger.

Personalisering: Gør påmindelserne til dine egne

Standardbeskeder fungerer, men personlige beskeder fungerer bedre. Din salons tone skal skinne igennem.

Brug kundens navn. "Hej Maria" er bedre end "Hej kunde". De fleste systemer indsætter navnet automatisk, så det kræver ingen ekstra arbejde.

Tilføj en personlig hilsen fra salonen. "Vi glæder os til at se dig" eller "Håber du har haft en god uge" gør beskeden varmere. Det behøver ikke være meget, bare nok til at det ikke føles som en robot der skrev det.

Hvis du kender kundens præferencer eller historik, kan du inkludere det. "Ser frem til at lave din nye farve" eller "Klar til at fortsætte med dit nye look" viser at du husker dem. Men vær forsigtig med ikke at gå over grænsen - hold det professionelt.

Tilpas tone til din salon. Er I afslappede og sjove? Brug et lettere sprog. Er I luksus og formelle? Hold en mere poleret tone. Påmindelsen skal passe til hvordan kunden oplever salonen i virkeligheden.

Vær dog forsigtig med ikke at gøre beskeden for lang. Personalisering er godt, men hvis beskeden bliver for lang læser folk den ikke. Hold det kort men varmt.

En salon brugte standardbeskeden fra deres booking system i seks måneder. Så personaliserede de den med salonens navn, en venlig tone og kundens navn. No-show raten faldt yderligere 2 procentpoint. Den lille ekstra indsats gjorde forskellen.

Hvad du skal undgå

Selv med gode intentioner kan påmindelser gå galt. Her er hvad du skal passe på.

Send ikke for mange. To påmindelser er maksimum. Tre eller fire føles som spam og irriterer kunden. Vær hjælpsom, ikke påtrængende.

Send ikke for sent. En påmindelse to timer før timen når ikke kunden hvis de er på arbejde eller har andet at lave. 24 timer før er minimum for at give dem tid til at reagere.

Glem ikke at teste. Hvis påmindelsen har forkerte informationer, døde links eller kommer på forkerte tidspunkter, opdager du det først når kunderne klager. Test det ordentligt før du aktiverer det.

Skriv ikke romaner. Påmindelsen skal være kort og til punktet. Hvis kunden skal scrolle for at læse det hele, er det for langt. Hold det til de vigtigste informationer.

Glem ikke at inkludere hvordan man aflyser. Hvis det er svært eller uklart hvordan kunden aflyser, gør de det ikke. Gør det nemt og tydeligt.

Vær ikke upersonlig. "Booking nr. 4782 er i morgen" føles koldt og bureaukratisk. Brug kundens navn og vær venlig i tonen.

En salon sendte påmindelser uden at teste dem først. Linket til aflysning virkede ikke, så kunderne kunne ikke aflyse selvom de prøvede. Det skabte frustration og resulterede faktisk i flere no-shows fordi folk gav op og bare ikke mødte op. Efter de fixede linket og testede det ordentligt, fungerede systemet perfekt.

Måling: Sådan ved du om det virker

Du skal kunne se om påmindelser gør en forskel. Mål det over tid.

Beregn din no-show rate før og efter du implementerer påmindelser. Hvis din rate var 18% før og 11% efter, har påmindelserne reduceret no-shows med 7 procentpoint. Det er data du kan handle på.

Hold øje med åbningsraten for dine påmindelser. De fleste systemer viser hvor mange der åbnede emailen eller modtog SMS'en. Hvis åbningsraten er lav, skal du måske justere timing eller indhold.

Se om bestemte typer bookinger stadig har høj no-show rate. Måske virker påmindelserne godt for korte behandlinger men ikke for lange. Eller måske er weekend-bookinger stadig problematiske. Data fortæller dig hvor du skal fokusere.

Mål hvor mange der aflyser efter de får påmindelse. Det lyder negativt, men det er faktisk godt. Aflysninger med god varsel er bedre end no-shows. Hvis flere aflyser men gør det i tide, virker systemet.

Beregn den økonomiske effekt. Hvis påmindelser reducerer din no-show rate med 8 procentpoint og du har 150 bookinger om måneden ved 550 kr. i gennemsnit, er det 12 bookinger værd 6.600 kr. om måneden. Om året er det næsten 80.000 kr. i ekstra omsætning. SMS-omkostninger på 100 kr. om måneden er ingenting i forhold til det.

En salon målte effekten hver måned i et regneark. De så klare mønstre: Påmindelser virkede bedst for bookinger over to uger frem. Kunder der bookede kort tid i forvejen havde lavere no-show rate uanset påmindelser fordi timen var frisk i hukommelsen. Det hjalp dem med at fokusere indsatsen hvor den gjorde mest gavn.

Hvad der sker hvis du ikke sender påmindelser

Alternativet til påmindelser er at håbe på at kunderne husker det. Det er ikke en strategi.

Uden påmindelser glemmer 15-25% af alle kunder deres tid. Det er ikke fordi de er uansvarlige. Det er fordi livet er travlt og bookingen forsvandt ud af hovedet. En påmindelse kunne have forhindret det.

Du mister omsætning hver eneste uge. En salon med 100 bookinger om ugen og 20% no-shows uden påmindelser mister 20 bookinger værd 10.000-12.000 kr. hver uge. Over et år er det mere end en halv million kroner.

Du skaber også dårligere kundeoplevelse. Kunder der glemmer deres tid føler sig dårlige bagefter. Nogle ringer og undskylder. Andre skammer sig og booker aldrig igen. Med en påmindelse havde de husket det og alt var godt.

Du bruger tid på at følge op. Når nogen ikke møder op skal du måske ringe eller skrive og høre hvad der skete. Det tager tid du kunne have brugt på betalende kunder.

Andre kunder mister chancen for at få tiden. Hvis du havde sendt påmindelse og kunden havde aflyst i tide, kunne en anden på ventelisten have fået timen. Nu står den bare tom.

En salon ventede et helt år med at implementere påmindelser fordi de ikke troede det ville gøre nogen forskel. Da de endelig gjorde det og så resultatet, regnede de ud at de havde tabt omkring 180.000 kr. i det år ved ikke at gøre det tidligere. Det var et dyrt eksperiment.

Hver dag uden automatiske påmindelser koster dig penge.

Læs mere om hvordan du reducerer no-shows samlet set gennem flere strategier samtidig.

Tjek om dit system er klar

Før du kan stole på automatiske påmindelser skal systemet være sat ordentligt op.

Sendes påmindelser automatisk til hver booking uden at du skal gøre noget? Det skal ske automatisk, ellers glemmer du det nogle gange.

Kommer påmindelsen 24 timer før timen hver gang? Test det ved at booke en tid og se om beskeden kommer til tiden.

Indeholder påmindelsen alt det vigtige? Kundens navn, dato, tid, behandling, adresse og link til aflysning. Hvis noget mangler, tilføj det.

Kan kunden aflyse direkte fra påmindelsen? Linket skal virke og være nemt at finde. Test det ved at klikke på det.

Får du besked når kunden aflyser? Du skal vide med det samme så du kan fylde tiden.

Virker påmindelserne for både SMS og email? Send til dig selv og tjek at begge kommer igennem.

Hvis du kan svare ja til alle spørgsmål, er systemet klar. Hvis der er problemer, fix dem før kunderne mærker det.