Online booking fra dag ét - hvorfor det er afgørende for nye saloner
Få styr på online booking før du åbner din salon. Lær hvorfor det er kritisk, hvordan du vælger system, og hvordan du sætter det op på under en time.
Forestil dig at miste 40 procent af dine potentielle bookinger.
Før du overhovedet åbner.
Det sker når du åbner uden online booking. Kunder vil booke tid mens de sidder på sofaen om aftenen eller i sengen om søndagen. Hvis de ikke kan booke online, ringer de ikke næste dag. De finder en anden salon der gør det nemmere.
Mange nye salonejere tror at online booking er noget man kan tilføje senere. Først skal lokalet være klar. Så kommer markedsføringen. Og når alt kører, kan man overveje et booking system.
Men da de endelig får det sat op, opdager de hvor mange bookinger de har mistet. Kunder der prøvede at ringe uden for åbningstid og gav op. Kunder der glemte deres tid fordi der ikke kom påmindelse. Dobbeltbookinger fordi kalenderen var rodet.
Det behøver ikke være sådan.
Jo nemmere det er at booke tid hos dig, desto flere bookinger får du.
Hvorfor skal du have online booking fra dag ét?
Online booking sikrer at kunder kan booke 24/7 uden for åbningstid hvor 40-60 procent af bookinger typisk sker, reducerer glemte tider med automatiske påmindelser, forhindrer dobbeltbookinger, sparer 5-10 timer om ugen på administration, og giver professionelt indtryk fra start. Det koster 200-500 kr. om måneden og kan sættes op på under en time.
Når du starter med online booking fra dag ét, undgår du tabt omsætning og stress.
Hvorfor online booking er kritisk fra start
Online booking handler ikke bare om komfort. Det handler om at overleve de første måneder.
Når du åbner en ny salon, er hver eneste booking vigtig. Du har ingen stamkunder endnu. Ingen der kender dine åbningstider eller ved hvordan de booker. Hvis det er besværligt, går de videre til næste salon.
Kunder forventer i dag at kunne booke online. Det er blevet standard. Hvis du ikke tilbyder det, føles din salon forældet før du overhovedet åbner. Det signalerer at du ikke er moderne eller ikke prioriterer kundens bekvemmelighed.
Online booking giver også dig selv overblik. Du ved hvem der kommer i dag, hvem der kommer i morgen, og hvor mange ledige tider du har. Du kan se det hele på din telefon uanset hvor du er. Ingen papirkalender der skal opdateres. Ingen post-it sedler der falder af.
Automatiske påmindelser reducerer no-shows betydeligt. Mange kunder glemmer deres tid hvis de ikke får en påmindelse. Med online booking får de automatisk besked en dag før. Det reducerer glemte bookinger med 30-50 procent hos de fleste saloner.
Det sparer også tid. Mange nye salonejere bruger 1-2 timer om dagen på at tage bookinger over telefon, skrive dem ned, bekræfte tider og ringe tilbage. Med online booking sker det automatisk. Kunden booker, systemet bekræfter, og du får notifikationen. Færdig.
Automatisering frigør tid til det der betyder noget: dine kunder.
En nystartede salon åbnede uden online booking. De første to uger fik de 12 bookinger over telefon. Da de tilføjede online booking i uge tre, steg det til 28 bookinger samme uge. Forskellen? Kunder kunne nu booke når det passede dem, ikke kun når salonen havde telefonen åben.
Hvad der sker hvis du venter
Mange tror at de kan klare sig med telefon og papirkalender i starten. Det virker måske de første dage. Men problemerne kommer hurtigt.
Du mister bookinger uden for åbningstid. Typisk sker 40-60 procent af alle bookinger om aftenen eller i weekenden. Det er når folk har tid til at planlægge deres uge. Hvis din salon er lukket og telefonen ikke bliver besvaret, går bookingen til en konkurrent.
Du får dobbeltbookinger. Når alt står i en papirkalender eller i hovedet, sker der fejl. Du lover en kunde kl. 14 og glemmer at du allerede har nogen på det tidspunkt. Så står du med to kunder og kun én stol.
Du bruger for meget tid på administration. Hver booking kræver en telefonsamtale, en nedskrivning, måske en opfølgning hvis kunden ikke svarer. Det bliver hurtigt til flere timer om dagen som du kunne have brugt på at arbejde eller markedsføre.
Du får flere no-shows. Uden automatiske påmindelser glemmer kunder deres tid. Især nye kunder der bookede for tre uger siden og ikke har nogen relation til din salon endnu. Hver glemt booking er tabt omsætning.
Du ser ikke mønstrene. Hvilke tider er populære? Hvilke services booker folk oftest? Hvor langt tid i forvejen booker de? Uden data ved du ikke hvad der fungerer og kan ikke optimere din kalender.
En salon ventede fire måneder med at få online booking. De regnede ud at de i gennemsnit mistede 8-12 bookinger om ugen fordi kunder ikke kunne booke uden for åbningstid. Det er 32-48 bookinger om måneden. Ved en gennemsnitspris på 500 kr. er det 16.000-24.000 kr. i tabt omsætning hver måned.
Hver booking du mister er omsætning du aldrig får tilbage.
Sådan vælger du det rigtige booking system
Der er mange booking systemer. Men ikke alle er bygget til saloner.
Start med at finde systemer der er lavet specifikt til saloner eller beauty-branchen. De forstår dine behov bedre end generiske booking værktøjer. De har funktioner som behandlingstider, personale-styring og produktsalg indbygget.
Tjek om systemet er nemt at bruge. Du skal kunne sætte det op selv uden at have en IT-afdeling. Hvis det tager mere end en time at forstå grundfunktionerne, er det for kompliceret.
Se om det har automatiske påmindelser. Det er ikke en nice-to-have funktion - det er must-have. Påmindelser reducerer no-shows betydeligt og sparer dig for tabt omsætning.
Tjek om det kan håndtere flere behandlinger og personale. Måske starter du alene, men om et år har du måske ansat nogen. Systemet skal kunne vokse med dig.
Se på prisen. Mange systemer starter gratis eller til 200-500 kr. om måneden. Det er billigere end den tid du sparer. Undgå systemer med skjulte gebyrer eller lange bindinger. Du skal kunne skifte hvis det ikke virker.
Læs anmeldelser fra andre salonejere. Hvad siger de om support, pålidelighed og brugervenlighed? Et system kan se godt ud på hjemmesiden men være frustrerende at bruge i praksis.
Prøv det selv. De fleste gode systemer tilbyder gratis prøveperiode. Test hvordan det føles at booke en tid, se kalenderen og få notifikationer. Hvis det ikke giver mening for dig, vil det heller ikke give mening for dine kunder.
En salon prøvede tre forskellige systemer før de fandt det rigtige. Det tog tid, men de fandt et der passede deres behov. Det sparede dem for måneder af frustration senere.
Læs mere om hvordan du vælger det rigtige udstyr og systemer til din salon.
Sådan sætter du online booking op
At sætte online booking op er nemmere end du tror. De fleste systemer guider dig gennem det.
Start med at oprette din profil. Tilføj salonens navn, adresse, åbningstider og kontaktinformation. Det tager fem minutter.
Så tilføjer du dine services. Skriv hvad du tilbyder, hvor lang tid hver behandling tager, og hvad den koster. Start med det grundlæggende som klipning, farvning og styling. Du kan altid tilføje mere senere.
Sæt din kalender op. Angiv hvilke dage og tider du er åben for bookinger. Bloker tider hvor du ikke kan tage kunder som frokostpauser eller administrative opgaver.
Aktiver automatiske påmindelser. De fleste systemer sender påmindelser 24 timer før timen. Nogle sender også en påmindelse en time før. Det reducerer glemte bookinger betydeligt.
Tilføj betalingsmuligheder hvis systemet understøtter det. Nogle kunder vil gerne betale online når de booker. Andre vil betale i salonen. Giv dem begge muligheder.
Test systemet selv. Book en tid som kunde og se hvordan det fungerer. Får du bekræftelse? Kommer påmindelsen? Er det nemt at finde frem til? Hvis du selv synes det er besværligt, vil dine kunder også synes det.
Del dit booking-link. Læg det på sociale medier, i din email-signatur, på Google My Business og alle steder hvor kunder finder dig. Gør det nemt at finde.
Hele processen tager typisk 30-60 minutter. Mindre hvis dit system er godt. Og så er du klar til at tage bookinger.
Den bedste tid at sætte online booking op er før du åbner. Den næstbedste tid er nu.
Funktioner du skal have fra start
Ikke alle funktioner er lige vigtige. Her er hvad du rent faktisk har brug for.
Kalenderoverblik er fundamentet. Du skal kunne se alle bookinger for dagen, ugen og måneden. Det skal være nemt at navigere og tydeligt vise hvem der kommer hvornår.
Automatiske påmindelser er afgørende. SMS eller email til kunden 24 timer før timen. Det reducerer no-shows og giver kunden mulighed for at aflyse i god tid hvis de ikke kan komme.
Simpel booking-proces for kunder. De skal kunne vælge behandling, se ledige tider og booke på under to minutter. Hvis processen tager længere eller er forvirrende, opgiver de.
Mobil-adgang er kritisk. Du skal kunne se og administrere bookinger fra din telefon. Det giver fleksibilitet og betyder at du altid har overblik uanset hvor du er.
Notifikationer når nogen booker eller aflyser. Du skal vide med det samme når noget ændrer sig i din kalender så du kan reagere hurtigt.
Kundehistorik er værdifuldt. Når en kunde booker igen, skal du kunne se hvad de fik sidst, hvad det kostede og om der var særlige noter. Det gør servicen bedre og sparer tid.
Nice-to-have men ikke kritisk fra start: online betaling, loyalitetsprogrammer, avanceret rapportering og markedsføringsværktøjer. Det kan komme senere når grundfunktionerne kører.
En salon startede med et system der havde for mange funktioner. Det blev uoverskueligt. De skiftede til et simplere system med kun det nødvendige og blev meget gladere.
Hvad det koster
Online booking behøver ikke være dyrt. Faktisk er det en af de billigste investeringer du kan lave.
Mange booking systemer starter gratis for én bruger med basisfunktioner. Det kan være nok hvis du starter alene og kun har brug for simpel booking.
Budget-systemer koster typisk 200-400 kr. om måneden. Det inkluderer ubegrænsede bookinger, automatiske påmindelser og kalenderoverblik. Helt fint for de fleste nye saloner.
Mellem-systemer ligger på 500-800 kr. om måneden. De har mere avancerede funktioner som personale-styring, rapporter og marketing-værktøjer.
Premium-systemer starter ved 1.000 kr. om måneden og op. De har alt muligt, men det er overkill for en ny salon.
Sammenlign prisen med alternativet. Hvis du bruger 10 timer om ugen på at administrere bookinger manuelt, er det 40 timer om måneden. Ved en timeløn på 300 kr. er det 12.000 kr. i tabt tid. Et booking system til 500 kr. sparer dig 11.500 kr. om måneden.
Eller se på tabte bookinger. Hvis du mister 10 bookinger om måneden fordi kunder ikke kan booke uden for åbningstid, og hver booking er værd 500 kr., mister du 5.000 kr. Et booking system betaler sig selv mange gange om.
Et booking system er ikke en udgift. Det er en investering der sparer tid og øger omsætning.
Sådan får du kunder til at bruge det
At have online booking er én ting. At få kunder til at bruge det er noget andet.
Gør det synligt overalt. Læg linket i din Instagram bio, på din Facebook-side, i Google My Business, i email-signaturer og på visitkort. Overalt hvor kunder finder dig, skal de også finde booking-linket.
Forklar at det er nemt. Mange kunder er usikre første gang. Skriv "Book online på under 2 minutter" eller "Se ledige tider og book med det samme". Det gør det mindre skræmmende.
Tilbyd begge muligheder i starten. Nogle kunder vil hellere ringe. Lad dem gøre det mens du gradvist guider dem mod online booking. Efter de har været der én gang, er det lettere at sige "Næste gang kan du bare booke online hvis det er nemmere".
Vis hvordan det virker. Tag en video af hvordan man booker tid og læg den på sociale medier. Eller lav en simpel guide med screenshots. Når folk ser hvor nemt det er, er de mere tilbøjelige til at prøve.
Giv feedback når de booker. En god bekræftelses-email eller SMS der siger "Vi glæder oss til at se dig" skaber tryghed og viser at bookingen gik igennem.
Bed om feedback. Spørg kunder hvordan booking-oplevelsen var. Hvis noget var forvirrende, kan du justere det. Måske skal du tilføje mere information om behandlinger eller gøre kalenderen mere tydelig.
Over tid vil flere og flere kunder booke online. Særligt når de opdager hvor nemt det er og at de kan gøre det når som helst.
Automatiske påmindelser: Derfor er de vigtige
Påmindelser er måske den vigtigste funktion i et booking system.
Kunder glemmer deres tid. Det er ikke fordi de er uansvarlige. Det er fordi livet er travlt. De bookede for tre uger siden og har ikke tænkt på det siden. Så står du der med en tom stol og tabt omsætning.
Automatiske påmindelser reducerer dette dramatisk. De fleste systemer sender en SMS eller email 24 timer før timen. Kunden får besked, husker timen og kommer eller aflyser i god tid.
Hos saloner der bruger automatiske påmindelser, reduceres no-shows typisk med 30-50 procent. Det er mange flere bookinger der rent faktisk bliver til indtjening.
Påmindelser giver også kunden mulighed for at aflyse hvis de ikke kan komme. Hvis de får beskeden 24 timer før, kan de aflyse og du kan fylde tiden med en anden kunde. Uden påmindelse opdager du først at de ikke kommer når de skulle være der.
Nogle systemer sender også en påmindelse en time før. Det fanger de sidste kunder der stadig kunne glemme det. Det kan føles som overkill, men tallene viser at det virker.
Påmindelser skal være personlige. "Hej [navn], du har tid hos os i morgen kl. 14 til klipning" er bedre end "Du har en booking i morgen". Det føles mere personligt og øger chancen for at kunden reagerer.
En salon havde 20-25 procent no-shows før de begyndte at sende automatiske påmindelser. Efter påmindelser faldt det til 5-8 procent. Det betød 15-20 flere betalende kunder om måneden.
Påmindelser handler ikke om at presse kunden. De handler om at hjælpe dem med at huske.
Almindelige bekymringer
Mange nye salonejere har bekymringer om online booking. Her er svarene på de mest almindelige.
"Hvad hvis kunderne ikke kan finde ud af det?" De fleste kan. Online booking er blevet så almindelig at folk bruger det til alt fra læge til tandlæge til frisør. Hvis de kan booke bord på en restaurant online, kan de booke tid hos dig.
"Hvad hvis systemet går ned?" De fleste professionelle systemer har meget høj oppetid. Nedetid er sjælden. Og hvis det sker, har du stadig telefonen som backup. Det er ikke anderledes end hvis din telefon går ned.
"Hvad hvis jeg får for mange bookinger?" Det er et godt problem. Du kan sætte max antal bookinger per dag eller lukke for booking når du er fuld. Systemet håndterer det automatisk.
"Hvad hvis kunder booker forkerte tider?" De fleste systemer viser kun ledige tider. Kunden kan kun vælge mellem det du har gjort tilgængeligt. Dobbeltbookinger sker ikke.
"Hvad hvis jeg skal ændre noget?" Du kan altid justere services, priser og åbningstider. De fleste systemer lader dig ændre ting på få sekunder. Det er meget nemmere end at rette i en papirkalender.
"Hvad hvis jeg vil skifte system senere?" De fleste systemer lader dig eksportere dine data. Du kan tage kundehistorik og bookinger med dig hvis du skifter. Det er ikke en permanent beslutning.
Den største bekymring plejer at være teknologi generelt. Men online booking er ikke avanceret teknologi. Det er simple værktøjer der bare gør hverdagen lettere.
Integration med resten af din forretning
Online booking er ikke et isoleret værktøj. Det skal fungere sammen med resten.
Mange booking systemer kan også håndtere betaling. Kunden booker, betaler online, og pengene går direkte til din konto. Det reducerer no-shows yderligere fordi kunden har betalt på forhånd.
Nogle systemer integrerer med regnskabsprogrammer. Bookinger og betalinger bliver automatisk registreret så du har styr på økonomien uden ekstra arbejde.
Marketing-integration kan være værdifuldt. Nogle systemer sender automatiske opfølgnings-emails efter besøg og beder om anmeldelser eller tilbyder rabat på næste booking. Det hjælper med at få kunder til at komme igen.
Sociale medier-integration gør det nemt at dele dit booking-link på Instagram, Facebook og andre platforme. Nogle systemer lader endda kunder booke direkte fra din Facebook-side.
Kundehistorik giver dig overblik over hvad hver kunde har fået, hvornår de besøgte dig sidst, og hvad de typisk booker. Det gør servicen bedre fordi du husker detaljer de har glemt.
Start simpelt. Du behøver ikke alle integrationer fra dag ét. Få grundbooking til at fungere først. Så kan du tilføje mere efterhånden som du lærer hvad der giver værdi for din salon.
Læs mere om hvordan du holder styr på økonomi og drift fra start.
Tjek om dit system er klar
Før du åbner skal dit booking system være 100 procent funktionelt.
Kan kunder se ledige tider og booke uden problemer? Test det selv. Book en tid som kunde og se om processen er smidig. Hvis du selv synes det er besværligt, skal det justeres.
Får kunder bekræftelse med det samme når de booker? Email eller SMS der bekræfter booking, dato, tid og behandling. Det skaber tryghed.
Sendes automatiske påmindelser 24 timer før? Test det ved at booke en tid i morgen og se om påmindelsen kommer.
Kan du se alle bookinger tydeligt i kalenderen? Både på computer og telefon. Du skal have overblik uanset hvor du er.
Får du notifikation når nogen booker eller aflyser? Du skal vide med det samme så du kan reagere hvis nødvendigt.
Er dit booking-link tilføjet overalt hvor kunder finder dig? Instagram, Facebook, Google My Business, email-signatur. Overalt.
Hvis du kan svare ja til alle spørgsmål, er systemet klar. Hvis der er nej et sted, skal det fixes før åbning.
Læs også
Ofte stillede spørgsmål
Koster et booking system meget for en ny salon?
Nej, mange booking systemer starter gratis eller til 200-500 kr. om måneden. Det er meget billigere end den tid du sparer på manuel booking og administration.
Kan jeg ikke bare bruge telefon og papirkalender i starten?
Jo, men du mister bookinger. 40-60 procent af alle bookinger sker uden for åbningstid når salonen er lukket. Uden online booking går de bookinger til en konkurrent.
Er det svært at sætte online booking op?
Nej, de fleste systemer kan sættes op på under en time. Du tilføjer services, priser, åbningstider og er klar. Mange systemer har guides og support til at hjælpe nye brugere.
Hvad hvis kunderne ikke vil booke online?
De fleste kunder foretrækker faktisk online booking fordi de kan gøre det når det passer dem. Men du kan stadig tage telefon-bookinger - systemet håndterer begge dele.
Skal jeg have hjemmeside for at have online booking?
Nej, de fleste booking systemer giver dig en booking-side automatisk som du kan dele direkte. En hjemmeside er nice-to-have, men ikke nødvendig for at tage online bookinger.
