Hvad betyder integration mellem booking og betaling?

Det betyder at når kunden booker online, sker betaling automatisk i samme flow. Én handling for kunden - booking og betaling samtidig. For dig betyder det at alle bookinger er forudbetalt og registreret automatisk.

Hvordan sparer jeg tid med integreret regnskab?

Når betaling sker gennem booking-systemet, registreres det automatisk i regnskabet. Du behøver ikke manuelt indtaste hver betaling, afstemme kasse eller flytte data mellem systemer. Det sparer typisk 5-8 timer om ugen.

Er det kompliceret at sætte integration op?

Nej, med moderne systemer som PampPay sker det automatisk. Du tilslutter din bankkonto én gang og alt fungerer derefter. Ingen IT-kompetencer nødvendige.

Hvad med moms og skat ved online betaling?

Systemet beregner moms automatisk baseret på dine behandlinger og gemmer alle bilag. Ved årets udgang har du alle tal klar til revisor. Ingen manuel beregning nødvendig.

Integration: Sådan forbinder du booking, betaling og regnskab i ét system

Q: Kan jeg stadig bruge mit nuværende regnskabsprogram?

De fleste moderne booking systemer kan eksportere data til populære regnskabsprogrammer som Dinero, Billy eller E-conomic. Men ofte er det nemmere at bruge systemets indbyggede regnskab.

Du har tre forskellige systemer.
Ét til at tage bookinger. Ét til at håndtere betaling. Ét til at føre regnskab.

Hver aften bruger du en time på at afstemme de tre. Hvilke bookinger blev betalt? Er alle betalinger registreret? Matcher tallene?

Du flytter data manuelt fra booking-kalenderen til regnskabet. Du tjekker at betalinger stemmer overens. Du finder fejl og skal tilbage for at rette.

Det tager 5-8 timer om ugen. Timer du kunne have brugt på at tjene penge eller gå tidligt hjem.

Hvis booking, betaling og regnskab talte sammen, ville alt ske automatisk. Kunden booker. Betaler. Det registreres. Pengene går til din konto. Regnskabet opdateres. Du gør ingenting.

Integration handler ikke om teknologi. Det handler om at få dit liv tilbage.

Hvorfor skal booking og betaling integreres?
Integration betyder at booking og betaling sker i ét flow for kunden, og at alle data automatisk registreres i regnskabet uden manuel indtastning. Kunden booker og betaler samtidigt. Systemet ved præcis hvem der bookede hvad til hvilken pris hvornår. Alt gemmes automatisk og pengene overføres direkte til din bankkonto. Du sparer 5-8 timer om ugen på afstemning og administration.

Med moderne integrerede systemer forsvinder den administrative byrde næsten helt.

Problemet med separate systemer

Når booking, betaling og regnskab er tre forskellige systemer, skaber det problemer du ikke behøver.

Du skal manuelt overføre data mellem systemer. Kunden bookede kl. 14 til klipning. Du skal finde bookingen, se prisen, åbne regnskabssystemet, indtaste betalingen manuelt. Det tager 2-3 minutter per booking. Med 150 bookinger om måneden er det 5-7,5 timer brugt på noget et system kunne gøre automatisk.

Risiko for fejl stiger. Når du indtaster manuelt, sker fejl. Måske skriver du 450 kr. i stedet for 540 kr. Måske glemmer du en booking helt. Måske indtaster du samme betaling to gange. Disse fejl skal findes og rettes senere, hvilket tager mere tid.

Afstemning er tidskrævende. Hver uge eller måned skal du tjekke at bookinger matcher betalinger, at betalinger matcher bankkontoen, og at regnskabet er korrekt. Det kan nemt tage 2-3 timer om måneden.

Du mister overblik. Når data er spredt over tre systemer, er det svært at se helheden. Hvor mange bookinger har du haft? Hvad er din gennemsnitlige indtjening per kunde? Hvilke behandlinger tjener mest? Du skal manuelt samle data fra tre steder for at få svar.

Separate systemer koster også mere. Tre abonnementer i stedet for ét. Booking-system: 400 kr. Betalings-gateway: 300 kr. Regnskabsprogram: 250 kr. Total: 950 kr. månedligt plus din tid til at få dem til at spille sammen.

En salon brugte tre separate systemer i to år. Ejeren brugte cirka 6 timer om ugen på at få dem til at fungere sammen. Det var 312 timer om året. Ved 300 kr. i timeværdi var det 93.600 kr. i spildt tid årligt - meget mere end et integreret system ville koste.

Sådan fungerer integration

Et godt integreret system håndterer hele flowet automatisk fra start til slut.

Kunden går ind på booking-siden. De vælger behandling, dato og tid. Indtaster navn og kontaktinformation. Ser total pris tydeligt. Betaler med kort direkte i samme flow. Bookingen bekræftes øjeblikkeligt.

Bag scenen registrerer systemet alt. Booking-data: Hvem, hvad, hvornår. Betalings-data: Beløb, betalingsmetode, transaktion ID. Regnskabs-data: Indtægt, moms, kategori. Alt gemmes automatisk i én database.

Pengene overføres automatisk til din bankkonto. Typisk samme dag eller senest 1-2 hverdage. Du behøver ikke manuelt at flytte penge rundt eller holde styr på hvad der er betalt.

Regnskabet opdateres samtidigt. Systemet ved at behandlingen kostede 550 kr., at moms er 25%, og at det skal kategoriseres som "Behandlinger - Klipning". Det registreres automatisk korrekt.

Hvis kunden aflyser i tide, refunderes pengene automatisk. Systemet annullerer bookingen, tilbagebetaler til kundens kort, opdaterer kalenderen og justerer regnskabet. Alt uden din involvering.

Rapporter genereres automatisk fra data. Omsætning per dag, uge, måned. Antal bookinger. Gennemsnitlig ordrestørrelse. Populære behandlinger. Alt er tilgængeligt øjeblikkeligt fordi systemet har alle data.

En salon skiftede fra tre separate systemer til PampPay hvor alt var integreret. De sparede 6 timer om ugen på administration. Ejeren sagde: "Jeg tænker ikke over regnskab mere. Det bare sker automatisk."

Når systemerne taler sammen, forsvinder arbejdet.

Hvad du får med fuld integration

Når booking, betaling og regnskab fungerer sammen, får du konkrete fordele hver eneste dag.

Komplet overblik øjeblikkeligt. Du kan se hvor meget der er betalt for kommende bookinger. Din kalender viser ikke bare tider - den viser faktisk garanteret indtjening fordi alt er forudbetalt.

Nul manuel indtastning. Du skal aldrig åbne regnskabsprogrammet for at indtaste en betaling. Det sker automatisk sekundet kunden betaler.

Automatisk moms-beregning. Systemet ved hvilke behandlinger der har moms og beregner det korrekt. Ved årets udgang har du alle tal klar til revisor uden at gøre noget.

Bilag og dokumentation automatisk. Hver betaling genererer et digitalt bilag med alle relevante oplysninger. Kundenavn, dato, behandling, pris, moms. Alt gemt automatisk i systemet.

Refunderinger håndteret korrekt. Ved aflysning refunderes både betaling og moms-registrering justeres automatisk. Regnskabet forbliver korrekt uden manuel korrektion.

Bankafstemning unødvendig. Fordi pengene går direkte fra booking til din konto gennem systemet, ved du præcis hvad hver indbetalning er. Ingen gætterier om hvem der betalte hvad hvornår.

Rapporter til beslutningstagning. Du kan øjeblikkeligt se hvilke behandlinger der tjener mest, hvilke dage der er mest profitable, og hvordan omsætningen udvikler sig over tid. Data er altid opdateret.

En salon brugte tidligere 3-4 timer om måneden på moms-beregning og bilagsføring. Med integreret system blev det nul timer. Ved årsskiftet eksporterede de alle tal til revisor på 10 minutter. Det havde før taget en hel dag at samle fra tre forskellige systemer.

Automatisk bankafstemning og pengestrøm

En af de største fordele ved integration er at du altid ved præcis hvor du står økonomisk.

Alle betalinger går gennem ét system direkte til din bankkonto. Når du ser en indbetaling, ved du præcist hvad den er for. "PampPay Booking 15/2 kl. 14:00 Maria Jensen - Klipning 450 kr." Ingen gætterier.

Pengene kommer hurtigt. De fleste moderne systemer overfører til din konto samme dag eller senest næste hverdag. Ikke 7-10 dage som nogle gamle systemer. Du har pengene næsten øjeblikkeligt.

Du kan se fremtidig pengestrøm. Fordi alle kommende bookinger er forudbetalt, ved du præcist hvor mange penge der kommer de næste dage og uger. Din kalender er en direkte prognose for indtjening.

Refunderinger trækkes automatisk. Hvis en kunde aflyser og får refunderet 500 kr., ved systemet det og justerer dine tal. Du behøver ikke manuelt holde styr på hvad der er refunderet.

Ved månedens udgang matcher alt. Dine bookinger matcher betalinger matcher bankkonto matcher regnskab. Ingen uoverensstemmelser at finde og rette.

Revisor-tiden minimeres. Når revisor skal have tal, eksporterer du alt fra systemet på få minutter. Alle bilag, alle betalinger, al moms - komplet og korrekt. Det havde før krævet timer at samle manuelt.

En salon havde tidligere problemer med at vide hvor de stod økonomisk. Med separate systemer var der altid noget der ikke matchede. Efter de skiftede til integreret system havde de perfekt overblik hele tiden. Ejeren sagde: "Nu ved jeg altid præcist hvor mange penge jeg har tjent. Det giver ro."

Moms og skat håndteret korrekt

Mange salonejere frygter moms og skat fordi det føles kompliceret. Integration gør det nemt.

Systemet ved hvilke behandlinger der har moms. Du angiver det én gang når du opretter behandlingen. Derefter beregnes det automatisk ved hver booking. Klipning: 450 kr. inkl. moms. Systemet ved at moms-delen er 90 kr.

Bilag genereres automatisk med momssats. Hver betaling får et digitalt bilag der viser total pris, moms-beløb, og moms-procent. Alt dokumenteret korrekt.

Ved månedens udgang kan du se total omsætning og total moms øjeblikkeligt. "Februar: 78.500 kr. omsætning, heraf 15.700 kr. moms." Ingen manuel beregning nødvendig.

Momsangivelsen kan udfyldes direkte fra systemets tal. De fleste systemer giver dig præcis de tal du skal indtaste i SKAT. Nogle kan endda sende det direkte til SKAT automatisk.

Ved årsskiftet har du alle tal klar til årsregnskab. Total omsætning, fordelt på måneder, med korrekt moms. Revisor får alt de skal bruge i et par klik.

Refunderinger håndteres også korrekt. Hvis du refunderer 600 kr. inkl. moms, ved systemet at momsgrundlaget også skal justeres. Det sker automatisk.

En salon havde tidligere problemer med moms fordi de indtastede manuelt og lavede fejl. SKAT stillede spørgsmål til uoverensstemmelser. Efter de skiftede til automatisk moms-beregning gennem PampPay var alt altid korrekt. Ingen flere breve fra SKAT.

Korrekt moms er ikke kompliceret når systemet håndterer det for dig.

Integration med eksterne regnskabsprogrammer

Nogle saloner foretrækker at bruge etablerede regnskabsprogrammer som Dinero, Billy eller E-conomic. Det kan også fungere med integration.

De fleste moderne booking systemer kan eksportere data til disse programmer. Typisk sker det automatisk dagligt eller ugentligt. Alle betalinger fra booking-systemet overføres automatisk til regnskabsprogrammet.

Data inkluderer alt regnskabet skal bruge. Beløb, dato, kunde, kategori, moms. Det lander korrekt i regnskabsprogrammet uden din involvering.

Fordelen er at din revisor måske allerede bruger programmet og kender det godt. Du kan nemt dele adgang så revisor kan følge med løbende.

Ulempen er at det stadig er to systemer i stedet for ét. Der er potentiale for synkroniseringsproblemer eller forsinkelser. Og du betaler for både booking-system og regnskabsprogram.

For små til mellemstore saloner er det ofte nemmere at bruge booking-systemets indbyggede regnskab. Det er tilstrækkeligt til de fleste behov og eliminerer helt behovet for ekstra software.

For større saloner eller dem med kompleks økonomi kan integration til dedikeret regnskabsprogram give mening. Vælg baseret på hvad der passer din situation.

En salon prøvede først integration mellem PampPay og Dinero. Det virkede fint, men ejeren indså at hun ikke brugte Dinero til andet end at modtage data fra PampPay. Hun skiftede til kun at bruge PampPays indbyggede regnskab og sparede 200 kr. månedligt plus tid på at administrere to systemer.

Sådan vælger du et integreret system

Ikke alle booking systemer har god integration. Her er hvad du skal kigge efter.

Alt-i-én løsning er simplest. Booking, betaling og regnskab i samme system. Ingen synkronisering nødvendig fordi det hele allerede er forbundet. Dette er hvad PampPay tilbyder.

Hvis systemet kun tilbyder booking, tjek om det har direkte betaling eller kræver separat betalings-gateway. Separate gateway betyder ekstra kompleksitet og omkostning.

Se om systemet kan generere bilag og rapporter. Du skal kunne få alle økonomiske data ud når du har brug for det. PDF-eksport af bilag, Excel-eksport af betalinger, rapporter over moms.

Tjek om moms beregnes automatisk eller om du skal gøre det manuelt. Automatisk er kritisk for at spare tid og undgå fejl.

Se om systemet overfører penge hurtigt til din konto. Samme dag eller næste dag er standard. 5-7 dage er for langsomt.

Hvis du virkelig skal have integration til eksternt regnskabsprogram, tjek om det understøttes. De fleste systemer kan eksportere, men ikke alle har automatisk synkronisering.

Test om det er nemt at finde økonomiske data. Hvis du skal klikke gennem 10 menuer for at se omsætning for sidste måned, er systemet dårligt designet.

En salon sammenlignede tre systemer. System A havde booking men krævede separat betaling. System B havde booking og betaling men intet regnskab. System C (PampPay) havde alt integreret. De valgte C fordi det var simplest og billigst total.

Læs mere om hvordan du vælger det rigtige booking system til integration.

Implementering: Fra fragmenteret til integreret

At skifte fra separate systemer til integreret løsning er nemmere end du tror.

Start med at vælge dit nye integrerede system. Baseret på funktioner, pris og hvor godt det passer dine behov.

Sæt systemet op med alle dine behandlinger, priser og åbningstider. Dette er samme proces som med ethvert booking system. 2-3 timer.

Tilslut din bankkonto for automatisk udbetaling. De fleste systemer guider dig gennem processen. Det kræver typisk kun dit CVR-nummer og kontonummer. 10-15 minutter.

Test at betaling virker. Book en tid som kunde, betal, se at det registreres korrekt både som booking og i regnskabet. Tjek at pengene går til din konto. Grundig test tager 30 minutter.

Migrer gamle data hvis nødvendigt. Nogle systemer kan importere tidligere bookinger og kunder fra dit gamle system. Hvis ikke, start friskt. Historiske regnskabsdata kan blive i det gamle system som arkiv.

Kommunikér skiftet til kunder. "Vi opgraderer til nyt booking system der gør det endnu nemmere at booke og betale." De fleste kunder oplever ingen forskel udover måske et nyt link.

Kør parallelt de første uger hvis du er nervøs. Tag nogle bookinger gennem det nye system mens du stadig har det gamle kørende. Når du er tryg, skift helt.

Stop abonnementer på gamle systemer. Når du er 100% over på det integrerede system, afmeld booking-system, betalings-gateway og regnskabsprogram du ikke længere bruger. Spar penge.

En salon brugte én weekend på at implementere PampPay. Lørdag opsatte de systemet og testede det. Søndag migrerede de kundeinformation. Mandag tog de bookinger gennem det nye system. Efter en uge stoppede de deres tre gamle systemer og sparede 450 kr. månedligt plus mange timer.

Økonomi: Hvad integration koster versus sparer

Integration koster penge. Men det sparer mange flere penge og timer.

Et integreret alt-i-én system som PampPay koster typisk 600-800 kr. månedligt. Det inkluderer booking, betaling og regnskab. Alt du behøver i én pris.

Tre separate systemer koster ofte mere totalt. Booking: 400 kr. Betaling: 250-350 kr. Regnskab: 200-300 kr. Total: 850-1.050 kr. månedligt. Plus din tid til at få dem til at fungere sammen.

Tidsbesparelsen er værd mest. Hvis integration sparer dig 6 timer om ugen på administration ved 300 kr. i timeværdi, er det 7.200 kr. månedligt i værdi. Et system til 700 kr. giver dig 6.500 kr. tilbage i værdi hver måned.

Færre fejl sparer penge. Manuel indtastning skaber fejl der skal findes og rettes. Det tager tid. Automatisk registrering eliminerer fejl.

Bedre overblik giver bedre beslutninger. Når du kan se præcist hvad der tjener og ikke tjener, kan du optimere. Droppe urentable behandlinger, markedsføre profitable, justere priser baseret på data.

En salon beregnede at deres tre separate systemer kostede 920 kr. månedligt plus cirka 6 timer om ugen i tid til at administrere dem. Det var 920 kr. + (6 timer x 4 uger x 300 kr.) = 8.120 kr. månedligt i total omkostning. Efter de skiftede til PampPay til 695 kr. og nul timer administration, sparede de 7.425 kr. månedligt. Over et år var det næsten 90.000 kr.

Pris er synlig. Værdi kræver at du regner efter.

Tjek om dit nuværende setup er optimalt

Se på dit nuværende system og tjek om det giver mening.

Bruger du separate systemer til booking, betaling og regnskab? Måske er det tid til at konsolidere.

Hvor mange timer om ugen bruger du på at få systemerne til at tale sammen? Hvis over 2 timer, er der potentiale for stor besparelse.

Laver du ofte fejl når du overfører data manuelt? Automatik eliminerer det problem.

Er det svært at få økonomisk overblik fordi data er spredt? Integreret system giver øjeblikkeligt overblik.

Betaler du for flere systemer der laver overlappende ting? Måske kan ét system gøre det hele.

Er moms og skat besværligt fordi du skal beregne manuelt? Automatisk beregning gør det trivielt.

Hvis du svarede ja til flere af disse, vil integration spare dig tid og penge.